三亞如何更好的進行數(shù)字文件的掃描
信息的采集對于延長數(shù)字文件的使用壽命有著至關重要的作用。
紙張的種類有很多，不同尺寸、不同格式、不同質(zhì)地和不同厚度的紙張往往就會給人們帶來不同的感覺，但它們有一點是相同的，那就是不能永久保存。在日常生活中，紙張很容易斷裂、褪色和丟失。隨著各項法規(guī)的日益健全和燃油成本的不斷上漲，很多企業(yè)都想實現(xiàn)遠程辦公，但紙質(zhì)文件在這時就成為了它們的攔路虎。其實，企業(yè)要想解決這個問題也很簡單，那就是從它們的掃描儀上下手。
貝靈巧掃描儀的全球銷售經(jīng)理Jackie Horn說：“很多商業(yè)文件都是從紙張開始其生命周期的。”大容量的掃描儀能夠延長文件的使用壽命，提高它們的可用性、耐久性和使用效率。
伊士曼柯達公司圖文影像集團文件成像部生產(chǎn)采集產(chǎn)品的營銷經(jīng)理EricJ.Olsen與我們分享了他從Kevin Craine的著作《設計一個文件戰(zhàn)略》中看到的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，他說：“據(jù)Craine估計，管理文件和信息的成本大約要占到一個企業(yè)總收入的15%左右，而且這些企業(yè)需要處理的信息量每隔5到7年就會增長一倍。信息的增長目前已經(jīng)成為了眾多企業(yè)最為關心的一個問題。”
Olsen認為這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)為企業(yè)引進大容量掃描儀提供了合理的依據(jù)。他說：“隨著信息量的不斷增加，企業(yè)必須高度重視文件和信息的管理工作，而這項工作所帶來的成本也正在一個不容我們忽視的速度增長。因此，企業(yè)在決定采用大容量掃描解決方案之前，一定要認真考慮一下它的資金和生產(chǎn)力成本，以及它可能會對企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生的影響。”
無紙化辦公的夢想
“無紙化辦公”是數(shù)字時代的一個熱門話題，而Adobe公司的推出PDF格式更是拉近了這個夢想與現(xiàn)實之間的距離。與以前印刷和郵寄文件不同的是，員工們現(xiàn)在把文件制作成PDF格式，并通過電子的方式進行發(fā)送。此外，人們還可以通過一個觸摸屏直接對辦公設備——例如：具有掃描功能的多功能復合一體機——進行控制。他們對內(nèi)容和文件管理系統(tǒng)的理解程度也將對一個無紙化工作流程的效率產(chǎn)生影響。
我們不能僅從字面上來理解“無紙化辦公”的理念，因為盡管在一個企業(yè)中流通的數(shù)字文件能夠減少工作流程中的印刷環(huán)節(jié)，但它們最初還是以紙質(zhì)文件的形式被大家所接受的。企業(yè)在采用無紙化工作流程的初級階段時候往往會遵循兩個最基本的模式：集中掃描和分散掃描。
顧名思義，集中掃描就是在一個部門或在一個地方掃描一個企業(yè)所需的所有文件。收發(fā)室一般采用的就是這種工作方式，那里的工作人員就會把自己接到的文件打開并進行分類和掃描。
另外一種模式就是分散掃描，這種方式適用于那些在工作流程中使用少量文件的企業(yè)。
Olsen說：“無紙化辦公室可以把一個大容量掃描儀整合到現(xiàn)有的工作流程的前端。比如說他們可以把掃描儀安裝到收發(fā)室，以便讓那里的工作人員以最快的速度將收到的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成數(shù)字文件，進而達到提高企業(yè)工作效率，減少員工體力勞動的目的。”
雖然無紙化辦公是一個值得去追求的目標，但很多企業(yè)目前仍然十分依賴紙質(zhì)文件，并愿意把這種工作方式繼續(xù)保持下去。
Horn說：“無紙化辦公理念既能激勵和促使企業(yè)實現(xiàn)理想，反過來又能提升大容量掃描儀在工作中的重要性，因為它能將由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換而來的數(shù)字文件迅速地整合到商業(yè)工作流程中。”
讀取文件
除了掃描圖像以外，人們還可以通過恰當?shù)能浖陀布夹g（光學字符識別和智能文件識別）將文件轉(zhuǎn)換成可搜索和可編輯的數(shù)據(jù)。如果想更進一步的話，你還可以以自己喜歡的方式將這些文件直接整合到文件管理系統(tǒng)中。
在掃描領域，光學字符識別（OCR）是最受企業(yè)歡迎的一項技術。Nuance公司的高級產(chǎn)品經(jīng)理Jeff Segarra說：“這項技術的好處主要有兩個，一是能把不可搜索的東西變得可以搜索了，二是能把不可編輯的東西變得可以編輯了�！�
光學字符識別軟件最初是為服務機構而開發(fā)的，但它目前在掃描過程中的使用頻率正在不斷增長。ABBYY軟件公司的東區(qū)經(jīng)理Craig Laue指出：“企業(yè)級的光學字符識別系統(tǒng)以前只在服務機構中使用，因為單從名字上我們就可以看出，它主要是用來分散勞動力的�！�
光學字符識別技術能對輸入的數(shù)據(jù)進行采集、識別、驗證和校準。Laue解釋說：“光學字符識別產(chǎn)品能以與數(shù)據(jù)錄入人員相似的方式采集和識別數(shù)據(jù)區(qū)。光學字符識別軟件能夠模擬錄入人員在文件或圖像上的掃描過程�！边@也就是說，這種系統(tǒng)能夠消除企業(yè)中成本最高的數(shù)據(jù)手工錄入過程。
整合
掃描工作流程的下一個步驟就是將信息儲存到便于尋找和檢索的地方。有些掃描設備本身就綁定了光學字符識別和信息管理軟件，因此能為用戶提供一個完整的一體化解決方案，還有些掃描設備會根據(jù)每一個工作流程的特點，配備獨立的解決方案。
柯達與DataCap公司之間的合作就采用了第二種方式。它們將柯達Scan Station120EX掃描儀與DataCap公司的TASKMASTER軟件組合在了一起，創(chuàng)造出了一個高度零活的桌面解決方案，從而能幫助客戶更好地管理來自不同渠道的信息。將兩項技術結(jié)合在一起能顯著提高企業(yè)從紙質(zhì)文件上采集的重要信息的可用性。
目前市場上常見的多功能復合一體機都具有掃描功能。隨著設備商開始意識到文件掃描對于企業(yè)和其他組織的重要性，這項功能也得到了不斷的完善。掃描速度、分辨率和整合能力都是一個企業(yè)在選購部門級、工作組級或生產(chǎn)級多功能復合一體機時需要考慮的問題。
現(xiàn)在，人們只要按一下Nuance多功能復合一體機上的按鈕，就能自由選擇文件格式、進行掃描，并把掃描到的信息直接發(fā)送到桌面上。Segarra說：“在過去，多功能復合一體機上的掃描按鈕與文件的輸出格式和輸出地點之間并沒有實質(zhì)性的關系。但是現(xiàn)在，分散掃描能讓用戶掃描Microsoft Word、Excel、PowerPoint或Adobe PDF等多種文件，他們可以在不打開程序的前提下用光學字符識別系統(tǒng)識別文件內(nèi)容�！�
更大的視野
并不是所有文件都能被放到8.5x11英寸的掃描區(qū)域中。雖然很多文件掃描儀都對文件的長度沒有限制，或者具有11x17英寸的掃描能力，但有些公司仍然需要獲得更多的掃描尺寸。大幅面掃描儀能為那些需要保存或數(shù)字化藍圖、建設計劃和其他大幅面文件的人提供理想的解決方案。與購買其他硬件產(chǎn)品一樣，辦公室或企業(yè)在選擇大幅面掃描議時一定要考慮它們的主要功能是什么。
在大幅面掃描儀上我們可以找到很多選項，比如說專為存檔而設置的“掃描到文件”選項或者對圖像的復制質(zhì)量和文件與大幅面印刷設備之間的兼容性有較高要求的“復制到印刷”選項。
總結(jié)
Horn說：“為了能夠延長文件的生命周期，讓更多的人看到、利用、儲存和檢索到這些文件中的寶貴信息；你需要用一個高質(zhì)量的掃描儀將紙質(zhì)文件中的關鍵要素準確清晰地采集下來�！�
現(xiàn)在，很多企業(yè)都存在著嚴重的文件浪費現(xiàn)象。員工們往往要花大量的時間和精力去將多種格式的文件轉(zhuǎn)換成另外一種格式，或者反復搜索某一個內(nèi)容但是找不到，只好再重新創(chuàng)建一次。此外，他們可能還要從事跨渠道出版、文件格式的轉(zhuǎn)換、接收存檔記錄和版本控制等工作，而掃描和其他相關的功能則能為他們提供一個節(jié)約時間和成本的解決方案。
